Des open spaces optimisés: l’une des forces des futurs locaux de l’agence Cogestim de Lausanne

L’origine de l’open space remonte aux années 1950, alors que deux consultants allemands, les frères Eberhard et Wolfgang Schnelle, mettent au point le concept de « bureau paysager ». Ce dernier consiste en un espace généreux, ouvert, dans lequel foisonnent les plantes vertes et qui vise à économiser l’espace par l’abattage des cloisons entre les collaborateurs. Il est attendu du décloisonnement de favoriser la communication au sein de l’entreprise. Se propageant jusqu’aux Etats-Unis, ce modèle connaît un triomphe fulgurant, avant de revenir en force en Europe, dans les années 1980.

Aujourd’hui, les représentations de l’open space n’ont de cesse de s’immiscer dans nos imaginaires. The Office, Mad Men ou Le Loup de Wall Street ont valeur d’exemples. Près de septante ans après les premiers types d’aménagement de ce genre, quelles leçons peuvent en tirer les entreprises afin de concevoir des espaces de travail favorisant réellement le bien-être de leurs collaborateurs ?

 

L’open space : meilleur qu’une politique de la porte ouverte ?

 

Les managers l’ont bien compris : le bien-être des collaborateurs est un levier de productivité en entreprise. Or, un lieu de travail permettant à ses collaborateurs de travailler de manière efficace repose d’abord sur une capacité d’écoute de la part des managers et une communication efficiente. Ainsi, une politique de la porte ouverte, déjà en vigueur chez Cogestim, constitue un excellent moyen de favoriser une meilleure communication à tous les niveaux d’une entreprise. Adopter ce type de politique permet, in fine, de renforcer les liens entre collaborateurs. Mais ce n’est qu’un premier pas dans cette direction. Lorsqu’une entreprise cherche à repenser ses pratiques afin de promouvoir une communication plus ouverte et plus directe, le champ des possibilités est infini. Or, plus qu’à celui-ci, c’est surtout à la conception des aménagements qu’il faut prêter un regard attentif. Que penser alors des bureaux en open space qui permettent de s’affranchir totalement de la porte et des murs ?

 

 

Un modèle devant être habilement étudié 

 

N’y allons pas par quatre chemins ! L’open space est résolument dans l’air du temps. Néanmoins, il engendre parfois des réticences, notamment pour des raisons phoniques ou du fait de l’inconfort que peut susciter le sentiment d’être épié par ses collègues. Pourtant, des multinationales leaders sur leur marché, telles que Google, Nestlé, Airbnb ou Novartis ont opté pour de tels aménagements avec un succès retentissant. Dès lors, il est légitime de se demander quels sont les critères à garder en tête pour concevoir des open spaces préservant les collaborateurs de leurs inconvénients, tout en leur permettant de profiter de leurs avantages.

Dans les faits, la moitié des tâches qu’effectue un salarié requiert de la concentration ou de la confidentialité, tandis que l’autre moitié s’entreprend par équipe, en mobilisant un service tout entier ou des teams pluridisciplinaires, lorsque cela fait sens. Une entreprise attentive à ce type de contraintes offre à ses collaborateurs des zones de rencontres formelles et informelles (salle de réunion, cafétéria), des espaces d’isolement (bureaux individuels) et des zones de détente (terrasse, espace jeu). En entreprise, les zones de rencontres informelles et de détente sont fédératives : elles laissent place aux rencontres fortuites, donc à de potentielles collaborations fructueuses, et offrent aux collaborateurs davantage de libertés. Dans de telles zones, les collaborateurs peuvent laisser leur naturel s’exprimer. La créativité y est décuplée, le climat, plus détendu, et l’on découvre ses collègues sous un autre jour. Cela permet de se libérer du stress et génère des échanges plus spontanés.

De fait, à l’agence Cogestim de Lausanne, des collaborateurs travaillent déjà en open space. C’est le cas des services de gérance, d’administration PPE et comptabilité. Seulement, suite au développement du Groupe, des places de travail se sont ajoutées et les locaux sont devenus étroits. La libération des locaux voisins a donné l’opportunité de prévoir des travaux d’agrandissement et de modernisation de ces espaces, pour ajouter du volume et des m2 par collaborateur. La configuration actuelle cédera la place à une superficie rendant les trajectoires plus fluides. À cela s’ajouteront des espaces de vie, essentiels pour un lieu de travail agréable au quotidien.  Car c’est bien là où réside tout l’enjeu d’un bon open space : permettre un équilibre entre le dynamisme et le calme, en offrant au collaborateur de pouvoir à la fois être en lien avec ses collègues, jouir du silence, téléphoner ou se relaxer lorsque nécessaire.

 

Des travaux spécifiques pour ce type d’aménagement

 

Comme indiqué plus haut, l’aménagement d’espaces en open space a certaines exigences. Pour permettre à ce dernier de délivrer toute l’ampleur de ses bénéfices, mieux vaut anticiper les potentiels inconvénients de ce type d’aménagement. À cette fin, Cogestim s’est entouré d’un ingénieur phonique pour concevoir les plans des transformations. La Direction du Groupe a ainsi mis en œuvre plusieurs solutions visant à réduire les nuisances sonores dues à la présence de plusieurs collaborateurs sur une même surface. Ces solutions comprennent, entre autres, des chemins de passage en moquette, afin d’absorber le bruit et des portes de travail qui assurent à chacun son espace privatif et l’absorption des nuisances sonores. Il est à noter que ces solutions sont toujours à l’étude et devront être adaptées à chaque espace de travail.

En conclusion, la réorganisation des espaces de l’agence Cogestim de Lausanne consiste en un projet étudié en amont par différents spécialistes impliqués. Le résultat escompté est de permettre à chacun de renouer avec les fondamentaux du travail en équipe, entre ouverture d’esprit, bienveillance et intelligence collective, tout en gardant un coin personnel calme et agréable.