Administrateur PPE: rôle et devoirs

La propriété par étage (PPE) consiste en une forme spécifique de copropriété: ici, chaque copropriétaire est en possession d’un droit exclusif d’utiliser et d’aménager certaines parties d’un bâtiment, mais également de les vendre ou de les louer. Ainsi, pour être constituée et reconnue sous cette forme de copropriété, la PPE doit obligatoirement disposer d’une assemblée, mais également d’un administrateur. Quel est son rôle, ses attributs et comment se déroule son processus de nomination? Telles sont les questions auxquelles nous répondrons ici.

La gestion d’une propriété par étages (PPE) n’est pas une mince affaire. Celle-ci exige un certain nombre de qualités relationnelles, mais également administratives et financières, ainsi qu’une solide connaissance des articles du code civil relatifs à ce type de copropriété. En assumant la gestion de plus de 200 mandats d’administration de PPE, Cogestim se positionne comme un acteur fort de ce domaine sur le marché vaudois.

Administrer une PPE, un exercice complexe

Dans une PPE, l’organe suprême est l’assemblée des copropriétaires. Cet organe révise et approuve les comptes, prend les décisions relatives aux travaux à mener, élit l’administrateur et surveille son activité. L’administrateur, quant à lui, est l’organe exécutif d’une PPE. Son rôle dans la gestion opérationnelle de la PPE est donc crucial. Il aura ainsi pour missions:

L’exécution des décisions prises par les copropriétaires lors de l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire (AG)
La supervision et la coordination des travaux courants, qu’ils soient nécessaires ou urgents
La gestion financière: comptabilité annuelle et établissement du budget prévisionnel de l’année suivante
La répartition des charges entre les copropriétaires et la création de factures
La représentation de la communauté des copropriétaires envers les tiers, pour toutes les affaires administratives relevant de ses attributions légales
Le contrôle du respect des droits spéciaux et de la bonne utilisation des parties communes (cage d’escalier, ascenseur, extérieurs, etc.)

Gestion administrative, financière et technique; l’administrateur PPE est semblable à un chef d’orchestre: ses tâches consistent à favoriser la bonne exécution de la partition de chaque musicien, tout en veillant à la fluidité entre chaque morceau afin d’obtenir la meilleure harmonie possible. D’autre part, il a également pour fonction de conseiller les copropriétaires en amont d’une décision, afin de les amener au raisonnement le plus cohérent, dans l’intérêt de la communauté. En effet, dix copropriétaires peuvent avoir des visions complètement divergentes de la gestion technique d’un immeuble ou avoir des intérêts différents en fonction des investissements à entreprendre, d’où l’importance, pour l’administrateur PPE, d’être doté d’entregent, de faire preuve de diplomatie et de développer d’excellentes capacités de communication afin de répondre aux copropriétaires avec pertinence et en toute impartialité.

Nomination de l’administrateur PPE

Concernant le processus de nomination d’un administrateur PPE, il s’agit de distinguer deux cas de figure: s’agissant d’une propriété par étages (PPE) neuve, il est fréquent que l’administrateur soit choisi par le constructeur ou le promoteur et qu’il soit mentionné dans l’acte constitutif de la PPE. Dans le deuxième scénario, si la PPE est déjà existante, l’administrateur PPE est nommé par l’AG des copropriétaires, par une décision prise à la majorité, sous réserve d’une disposition réglementaire différente. Finalement, il convient de rappeler que le mandat de l’administrateur est renouvelé annuellement par les copropriétaires, lors de l’AG ordinaire, qui se tient une fois par an.